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电子采购系统解决方案 |
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发布厂商：
北京中联远景科技
发布时间：[2006-4-11] |
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传统采购模式下，企业采购流程非常复杂，包括采购申请，信息查询发布，招标投标评标，洽谈签约结算，物流配送交割、协调相关部门等在内环节全部手工操作，浪费了极大时间成本和人力成本，过程效率低下。采购部门的管理人员需要处理大量的事务工作，无法在战略的高度上担任起所负责项目的损益分析、评估和决策，也不可能实行前瞻性的采购管理、建立供应商战略合作伙伴关系、重新审视采购模型、供应商合理化运作等等。
传统采购方式存在的一些问题：
1. 采购时间过长，采购流程复杂，信息查询发布，招标投标评标，洽谈签约结算，物流配送交割等等全部手工作业，消耗了很多时间成本和人力成本，同时对市场的反应速度慢，很难掌握最新的产品信息、供应商信息和市场行情。
2. 库存过多，资本利用率低，企业很难进行全面细致的数据分析和采购管理，为确保生产，必须保证过量的安全库存。
3. 采购方式单一，传统采购难以实现根据不同的采购产品采用不同的采购方式，因此，企业难以利用适当的采购策略来获得更多的价格折扣，降低采购产品的价格。
4. 采购流程不合理，企业为了有效的管理和控制采购支出，请购需要多部门，多人员层层审批，运作的采购流程比较复杂，因此人为因素常常使采购的效率低下。
5. 采购开销不合理，独立购买和未经批准的采购是开销上涨的主要原因。员工经常不知道该向哪些最佳供应商采购，也没有时间去做充分的调研，或者偏爱某家厂商，而该厂商却不能达到公司的整体要求。
6. 采购过程人为因素难以排除，透明度不高，导致不必要的资源流失。
7. 企业的采购数据难以汇总分析，因此不利于预测和控制采购中出现的突发性问题，由于采购缺乏系统的管理和控制，因此难以进行前瞻性采购。
8. 采购成本高，据统计，要完成一份采购单的全过程通常需要花费75美元到175美元。而其中80%定单的采购花费的总量只是总采购花费的20%。
如何解决采购企业面临的上述问题，是关系到企业能否继续生存甚至生存更好的关键要素。彻底解决企业传统采购所面临的上述问题，实施电子采购是一条切实有效的途径。实施电子采购，根据各种采购类型（如直接材料采购与间接材料采购，一般性材料采购与关键性材料采购，日常办公材料采购（ORM）与保养维护运行材料采购（MRO）等）的不同特点，采用不同的采购方式如招标、询价、竞价、谈判等等，重新构架商业流程。只有这样，才能切实提高企业采购效率，缩短项目采购周期；才能使采购管理人员真正能够实现从战术性角色向战略性角色的转变，开始重视对未来的供应情况预测、开发并培养有竞争力的战略合作伙伴、策略规划、策略性成本控制等诸多方面；才能使企业顺利实现前瞻性的战略采购。 Deloitte Consulting 1995年开展了面向200多个全球企业的电子采购情况调查活动，调查结果显示：
·超过90%的被访者指出，电子采购是他们的一直在进行的商业计划的一部分
·有30%的被访者在一定程度上都实行电子采购
·美国公司在这方面先行一步：41%的公司完全进行电子采购
美国International Data（IDC）公司于2000年12月公布了对于SI服务商向企业提供的电子采购服务市场的调查结果，结果显示，电子采购的销售额到2004年将扩大到130亿美元规模。
中联 e-procurement solutions电子采购解决方案将给企业带来以下巨大变化：
电子采购的优势：
电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，有效地整合了企业的资源，帮助供求双方降低了成本，提高了企业的核心竞争力。在这一全新的商业模式下，随着买主和卖主通过电子网络而联结，商业交易开始变得具有无缝性，其自身的优势是十分显著的。
1.提高采购效率，缩短了采购周期。采购方企业通过电子采购交易平台进行竞价采购，可以根据采购方企业的要求自由设定交易时间和交易方式，大大地缩短了采购周期。自采购方企业竞价采购项目正式开始至竞价结束，一般只需要1～2周，较传统招标采购节省30%～60%的采购时间；
2.节约大量的采购成本。据美国全国采购管理协会（www.napm.org）称，使用电子采购系统可以为采购企业节省大量成本。采用传统方式生成一份定单所需要的平均费用为150美元，使用基于Web的电子采购解决方案则可以将这一费用减少到30美元。企业通过竞价采购商品的价格平均降幅为10%左右，最高时可达到40%多。通用电气公司估计通过电子采购将每年节约100亿美元；
3.优化采购流程。采购流程的电子化不是用计算机和网络技术简单替换原有的方式方法，而是要依据更科学的方法重新设计采购流程，这个过程中，屏弃了传统采购模式中不适应社会生产发展的落后因素；电子采购流程的自动化、一体化能够降低采购事务处理的管理费用。而且，通过应用计算机技术重构企业的商业流程，能够减少采购环节、提高采购效率、节省大量的时间成本和人力成本的开支。
4.减少过量的安全库存。世界著名的家电行业跨国企业海尔集团在实施电子采购后，采购成本大幅降低，仓储面积减少一半，降低库存资金约7亿元，库存资金周转日期从30天降低到了12天以下；中联 e-Procurement solutions有效的缩短采购周期，而且对于供应商的供货资料能够即时的统计，因此可以降低企业的安全库存，提高资本的利用率。
5.电子采购的另外一个优势是信息共享。不同企业，包括各个供应商都可以共享信息，不但可以了解当时采购、竞标的详细信息，还可以查询以往交易活动的记录，这些记录包括中标、交货、履约等情况，帮助买方全面了解供应商，帮助卖方更清楚地把握市场需求及企业本身在交易活动中的成败得失，积累经验。这使供求双方之间的信息更加透明；提供的采购模式能够加强与供应商的沟通，密切企业与供应商的关系，实现信息的通畅。同时能使企业有机会接触更多的供应商，以便以更高的效率采购到更优质低价的产品。
6.电子采购不仅使采购企业大大获益，而且让供应商获益。对于供应商，电子采购可以更及时的掌握市场需求，降低销售成本，增进与采购商之间的关系，获得更多的贸易机会,电子采购能帮助采购方改善客户服务和客户满意度，促进供应链绩效，以及改善与供应商关系；。
7.充分利用市场的杠杆效应
·中联 e-Procurement solutions提供了招标采购、竟价采购、谈判采购、目录采购等多种采购方式，企业可以根据不同的材料选择适合的采购方 式进行采购，充分的利用市场的杠杆作用，降低采购的成本。
8.提升供应商管理和决策支持功能
·通过对供应商的产品质量、订单履约情况、递送情况等方面的细致统计，能够提供细致的数据协助采购决策的支持。同时，通过系统的供应商管理，用户可以方便的进行战略资源计划。
9.帮助整合企业采购信息系统与其它系统
·通过中联 e-Procurement solutions 与其他企业应用系统的集成，实现供需双方ERP的对接和数据交换，实现供需双方信息共享，包括供应商库存、生产计划和能力、交货期，采购企业的耗用速率等，提高企业信息处理的准确和及时性，润滑供应链，密切采购与供应链、企业底层之间的关系。
参考数据：根据Aber1deen Group Int《internet Procurement》显示，电子采购带来以下效益：
- 降低产品采购成本12%
- 减少库存资金占用38%
- 减少采购申请和采购单日常处理费用64%
- 缩短采购申请和采购订单日常处理周期76%
政府机关
电子采购的应用，对增加政府工作透明度、提高工作效率、促进社会民主起着重要的作用。它可改进服务、节约开支、方便群众、减少贪污、有利于民主、促进出口和外国投资、增强人力资本和社会资本的开发。
中联 e-Procurement solutions对我国的政府采购具有许多现实意义：
- 中联 e-Procurement solutions提供了招标采购、竞价采购、谈判采购、直接采购等多种采购方式，可以根据不同的材料选择适合的采购方式进行采购，充分的利用市场的杠杆作用，降低政府采购的成本。 通过虚拟交易环境如开标大厅、评标大厅、竞价大厅的设定，切实体现政府采购的公开、公平、公正原则。
- 中联 e-Procurement solutions基于工作流技术，设定任意节点的操作权限与审批权限，定制不同参与实体的视图，确保业务信息的保密性和业务流程的严谨；在线实现政府采购的全过程，包括质疑与投诉。
- 中联 e-Procurement solutions的采购成本管理系统贯穿了采购业务的全过程，其工作流技术的运用严格规范财务用款申请和报销程序，为规范政府财政支出管理提供了强有力的技术支持。
- 中联 e-Procurement solutions实现政府及其下属机构的多级组织机构的管理，在线统一管理参与政府采购评审的专家，在业务项目中在线随机抽取，并根据专家评审情况评估专家能力。
- 政府可新建产品目录，获取供应商的产品目录；供应商可实时维护其产品信息；政府机构可对参与政府采购的供应商进行资信评估，并可设定不同种类信息发布权限，进行分布式上传。
其他行业
中联 e-Procurement solutions以电子化信息沟通方式简化传统交流形式，现实地提高商务关系各方的工作效率，显著地降低商务行为过程成本；其过程管理功能，详尽记录采购、招投标过程中来往的商务信息与各类文件，实现商务过程迅捷、高效的信息化管理与真实、准确及不可抵赖性的文档管理；其规范、科学、严谨的流程设定，减少人为随意性，加强采购、招投标等商务行为的过程控制。
不仅能解决了采购中介在战略层、管理层和业务层的难点问题：
中联 e-Procurement solutions通过对关键业务数据的信息化、结构化和规范化，逐步建立采购中介的信息化知识管理体系，建立持续核心竞争力。在灵活的工作流平台的辅助下，实现业务流程数字化，控制经营风险和采购质量，便于进行监督管理和绩效考核。
中联 e-Procurement solutions 提供各种结构化知识如历史数据、文档模板的支持，这对提高业务人员的工作质量，增加各外部机构、内部机构和人员之间的协同工作能力，减少业务网中各机构的数据二次录入提供了极大的方便。
而且在提升核心竞争力方面也发挥着重要的作用：
- 通过开放的信息系统，与政府机构电子政务系统协同工作。
- 通过数字化工作流系统，实现严格而灵活的业务流程审批、监督、控制与审计等功能。
- 通过业务流程的数字化，全面的收集行业的专业数据，并进行分析加工。
- 通过模板化、自动化的信息工作流系统和知识管理系统，提升业务人员的工作效率和工作质量。
- 通过信息系统实现各种数据的全面的长期的积累，将数据变为知识。
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